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档案管理学 大数据下企业办公室档案管理的机遇与应战

博今文化 / 2020-09-23

  摘    要: 大数据时期降临,大数据思想逐步浸透到国民经济的各行各业,同时也给企业办公室档案管理带来新的机遇和应战。本文首先引见大数据思想应对办公档案管理的概念和架构,接着论述大数据技术给办公室档案日常管理带来的机遇和应战,最后给出了如何应用大数据技术更好地提升档案管理信息化程度的考虑。

  关键词: 大数据技术; 企业办公; 管理形式; 档案管理;

  随着信息化技术的开展,特别是大数据技术的涌现,企业办公室档案管理面临新的机遇。相比企业档案管理的传统工作办法存在效率低下,难以完成快速查询和辅助决策的问题,大数据技术为办公室档案管理形式优化提供了先进的条件和手腕。如何应用好大数据技术的优势,积极创新公室档案管理的思绪和和工作手腕,从而提升办公室档案管理的工作效率和效劳才能,值得每一位档案管理工作人员深化考虑。

  一、大数据思想应对异构型档案的集中统一管理

  (一)数据思想与办公室档案管理特性

  大数据技术的中心概念是数据思想,即数据就是企业的最重要资源。普通而言,企业办公档案资料包括人事、行政、财务、党建、技术和销售、平安失密等数据信息。其中,人事档案包括企业职员的个人信息、入职离任、资历证书与培训管理、工作异动、薪酬调级、劳动合同等。行政档案包括企业内部管理制度、上机发文、日常内部公文、外部发文公告等。财务档案包括企业财务报表、会计凭证、会计账薄、各类票据等。党建档案包括主题党日的会议记载,对外宣传报道等。技术销售档案包括研发文档、工程报告、采购合同、销售合同等。平安失密档案包括失密规范、失密制度、失密会议记载等。不难发现,企业办公室档案格式呈现品种繁多,格式多样,分散存储等特性。

  (二)办公室档案管理的大数据架构

  传统的管理技术,难以高效处置办公室档案数据和内容,也无法满足实时、开放、分级查询效劳的用户需求。面对日益增长而且品种多样的办公室档案数据,大数据技术提供了统一的数据规范,为办公档案的数字化处置提供了有力的技术支撑。通常,大数据技术架构普通分为三层。首先是底层的根底设备层,包括数据存储效劳器、网络效劳器,防火墙和网关设备,主要提供根底的数据存储和硬件管理。中间层是中心效劳层,包括平安管理,查询效劳,数据格式转换与辨认效劳,数据规范效劳。上层是应用接口层,作为网络门户为用户提供注册,数据增删查改等综合效劳,分级查询等功用。办公室档案管理人员首先能够应用大数据根底设备,将档案信息停止集中式管理;其次,针对异构的档案数据(例如:Word文档、Pdf文档、Excel表格、图像等),能够应用大数据中心效劳组件完成规范化、网络化、实时、统一的管理功用;最后,能够应用大数据应用效劳接口,完成对个人档案的简单信息检索、复杂条件查询,并提供分级管理试图、可视化统计等功用。

  二、大数据视角下企业办公室档案管理形式的机遇与应战

  (一)办公室档案管理新的机遇

  大数据技术有效支持档案信息全部数字化管理,将分散的格式多样的档案数据停止规范化集成,电子调档和个性化查档操作十分便利,还能依据数据特征自动构成用户画像,为档案管理者提供全方位的剖析效劳,提升档案管理的应用程度。关于集团企业而言,企业总部和各分公司在大数据技术的整合下,可以跨时间和空间停止档案信息提取,完成公司员工档案信息的共享,互通材料有无,进一步强化了档案管理的反应与创新。另外,大数据剖析发掘技术可以对办公档案的反复信息停止自动删除,对错误档案信息给出智能提示,进步档案的存储效率和深加工程度。

  (二)办公室档案管理新的应战

  目前的大数据平安失密技术还不成熟,不利于涉密办公档案的信息平安管理。特别是针对具有密级属性的局部电子档案,其失密期限和失密等级可能随时间推移会发作改动,这样对平安的动态管理提出新的请求。一方面,亟需大数据技术支持分级平安管理机制;另一方面,也需求大数据技术在访问受权上,可以设计支持两位及以上平安失密档案管理员的协同认证功用。值得一提的是,在办公档案的数据发掘应用中,如何对档案停止深度发掘剖析,提供个性化推送效劳也必需针对企业的个性需求停止全新设计。

  三、结语

  大数据时期降临,企业档案管理人员要跟上步伐,学习大数据技术和大数据思想,全面提升档案管理的效劳质量和工作效率,特别是让档案信息真正为企业带来增值效劳和价值,发挥应有的功效。详细施行上,首先依托大数据平台集成现有的档案数据,进一步明白办公档案数据管理的日常职责分工;然后,需求依据大数据平台管理的特性,完善数据运用审批标准;同时,在日常工作中应用好大数据管理系统,纯熟控制插入、修正、检索、查找、删除等根本数据功用,进步档案管理的工作效率。最后,档案管理人员也要深入认识到大数据技术可能给档案管理带来新的隐患,特别是平安保证方面。为此,应该增强平安防备,依照“涉密不上网,上网不涉密”的准绳,做好公司内网和外网的有效隔离,进步涉密档案的平安失密认识。